TIPS PARA EL BUEN USO DE LAS TICS

1- El buen uso de las Tics en el SENA depende inicialmente del conocimiento que se tenga de ellas, sería vano el esfuerzo realizado por la entidad al modernizarse y ser pionera del futuro, si los funcionarios que la componen desconocen o quieren desconocer el camino que viene recorriendo la sociedad mundial, es por ello que cada funcionario del SENA debe indagar, leer, conocer sobre cada servicio de información y comunicaciones convocado con la licitación ( la mejor herramienta de conocimiento práctico es la Internet).

2- Las Tics, ( Internet, correo electrónico, Intranet, Telefonía etc) en el SENA, son exclusivamente para el desarrollo de las actividades funcionales de los servidores, contratistas y aprendices de la entidad, no es una herramienta de diversión y distracción, por ello primero que todo se debe tomar conciencia de que no hay mas código interno de conducta[1] en el uso de las tecnologías de información y comunicaciones, que la misma responsabilidad en su manejo dado por cada funcionario.

3- Los Grupos Administrativos de cada Centro, así como cada dependencia administrativa, mejorarán su eficiencia y eficacia en la medida que aprovechen cada herramienta dispuesta por la entidad, aprendan a conservar de manera adecuada la información de sus dependencias, utilicen la Internet para estar al día con las normas, directrices y demás pautas que permanentemente son colgadas en la red, todos los Centros puedan realizar sus transacciones financieras de manera virtual, entiendan la validez de los documentos electrónicos.

4- La telefonía continuará siendo un servicio que se debe controlar por cada funcionario, darle el uso adecuado según las necesidades de cada dependencia como lo ha sido hasta ahora, es por ello que nunca debemos olvidar que el buen uso de las Tics es una filosofía contraria a la del abuso, y es la única que se puede predicar y de la que debemos tomar conciencia.

5- La Internet es una herramienta que nos permite conocer al detalle, conceptos, teorías, trabajos y textos de diversos autores, es por ello que debemos tener presente el respeto por los derechos de autor, evitar el plagio realizando las respectivas notas al pie. Esta es una responsabilidad de cada funcionario en los documentos que expida y de los instructores en las indicaciones que dé a sus aprendices quienes tendrán acceso permanente a la red mundial de información.

6- Por ultimo el SENA es una entidad donde existe mucho terreno abonado acerca de las Tecnologías de Información y Comunicaciones, pero nunca es suficiente ya que a diario avanzan y se desarrollan cada vez mas rápido, por ello debemos estar al día con un tema que no es exclusivo sino atinente a cada rama del saber, y por ende a cada función del SENA; no olvidemos que el mal uso de ellas y el abuso en las herramientas de la entidad podrían generarnos responsabilidades de varios tipos que debemos evitar.

Mas adelante continuaré escribiendo pautas claves para el buen uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones.

CARLOS LUGO SILVA
Abogado
Especialista en Derecho de Telecomunicaciones

[1] Buen uso del correo electrónico. Toda organización que utilice la informática debería tener un código interno de conducta en el que se fijen los usos a los que se deben destinar las herramientas informáticas que la organización pone a disposición de sus empleados. El correo electrónico debe utilizarse para las tareas y objetivos empresariales, y no para fines particulares. Xavier Solé Global Sales Manager de Equiptank Miembro del Forum Millora Contínua

¿Como opera el soporte en sitio?

Dicen que "una imagen habla mas que mil palabras".

En éste cómico video se explica el funcionamiento del soporte en sitio, es una parodia que representa cómo operaba una mesa de ayuda durante el milenio pasado cuando la humanidad paso de utilizar el pergamino a utilizar los libros...

(Si el video no abre, por favor visite: http://www.overstream.net/view.php?oid=ieinmzi1efnhmnrynisd)

Mucho elementos son comunes. Definitivamente todo es actitud. Preparémonos para el cambio.

Les recuerdo que el servicio de Mesa de Ayuda y Soporte en sitio (HelpDesk por su nombre en inglés) es uno de los servicios contratados en el marco del proyecto de conectividad del SENA.

Mayor cantidad de equipos para acceso a la red

Para lograr un uso intensivo de los beneficios de los servicios contratados y conectarse a la sociedad de la información el proveedor pondrá a disposición de la comunidad (principalmente Aprendices e Instructores), computadores personales configurados para facilitar la navegación en Internet

Con este servicio, se ampliará la base informática del SENA significativamente, en la ruta de poner recursos nuevos para que tanto instructores como aprendices tengan cada vez un número mayor de horas de acceso individual a la red.

Estos terminales de acceso serán computadores portatiles, que gracias a la conectividad inalámbrica, seran utilizados en los talleres, laboratorios, aulas y espacios abiertos de todas las sedes del SENA. Lo mas importante, estos computadores son de última tecnología y están conectados a Internet.

Se espera que esta herramienta sea utilizada por parte de los aprendices para que cada vez sean mas activos en su propio proceso de formación. Con un mayor número de terminales de acceso, los aprendices e instructores podrán:

• Acceder a la biblioteca virtual donde encontrarán publicaciones, folleros y libros con contenidos que apoyen su proceso de formación (hoy la biblioteca virtual tiene indexados mas de 2 millones de documentos.
• Gestionar su contrato de aprendizaje para tener mayores oportunidades ante los empresarios.
• Realizar aprendizaje colaborativo con aprendices e instructores de otras ciudades del país.
• Formular proyectos de emprendimiento para el Fondo Emprender.
• Realizar trámites relacionados con su permanencia en el SENA: Programación de horarios, inscripcion a cursos presenciales y virtuales, inscribirse en actividades de bienestar, entre otros.
• Consultar el correo electrónico, participar en videoconferencias, acceder a contenido de último nivel a traves del videostreaming.

El uso de portatiles en el mundo crece acelaradamente, esto genera fuertes incrementos en la productividad de las personas gracias a la movilidad. Aqui hay un buen artículo sobre el tema.

¿Cómo aprovecharemos mejor todos estos servicios?

El proyecto incluye un importante componente: LA GESTION DEL CAMBIO, este servicio tiene por objetivo asegurar que los usuarios (servidores públicos, contratistas, instructores, aprendices), hagan un uso efectivo de la plataforma de TICs.

Debemos ser conscientes de la aplicación de estos servicios en las tareas misionales del SENA. Esto engrandecerá la institución, facilitándole realizar sus labores tanto en los procesos de formación como en la innovación en los centros del SENA.

La gestión del cambio implica un compromiso muy fuerte no solo de la Dirección del SENA sino de todos y cada uno de los miembros de la comunidad SENA.

Para lo anterior, el proveedor será responsable de desarrollar un plan para la gestión del cambio que incluya como mínimo los siguientes aspectos:
Diagnóstico del nivel de aprovechamiento de los servicios en el SENA.

• Identificación de necesidades de capacitación para el uso adecuado de los servicios, así como la ejecución de dicha capacitación, previa coordinación con el SENA.
• Campañas de sensibilización, inducción y reinducción sobre el uso de las TICS.
• Estrategias para aumentar la productividad de los usuarios mediante el uso adecuado de los servicios.
• Campañas sobre seguridad de la información y manejo de incidentes
• Diseño y medición de indicadores sobre niveles de uso y mejoramiento de la productividad.

¿¿Y quien podra ayudarme?? No me funciona la Red

Cuantas veces nos ha ocurrido que: el computador no prende, o lo hace en forma caótica, o no funciona, o no entra a la red, o estamos en clase y la navegacion es muy lenta, o no funciona el correo, o me aparece un mensaje de error en la pantalla, o no encuentro la red inalámbrica?... esto nos ocurre muchas veces.. en estos casos siempre decimos: ¿Y quien podrá ayudarnos?

En el marco del proyecto, el proveedor se compromete no sólo con ofrecer los canales y la infraestructura, sino en dar respuesta a los inconvenientes (incidentes o problemas) que se presentan en el día a dia.

Este servicio se denomina "Mesa de ayuda" (Help Desk por su nombre en inglés). El servicio opera por una modalidad de escalamiento de problemas: Inicialmente se intenta solucionar el problema a través de una llamada telefónica y si no es posible se garantiza la presencia de un técnico en el sitio, si aún no es solucionado el problema se acude a los proveedores de tecnología y equipos para la solución. Cada paso tiene un tiempo máximo definido que determina la calidad del servicio.

Cuando se presente cualquier inconveniente los aprendices, instructores y administrativos podrán contar prontamente con la ayuda técnica necesaria para solucionarlo y no habrá que esperar una eternidad.