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jueves, 16 de agosto de 2007

Uso correcto del Correo Electrónico

Para el adecuado uso del correo electrónico es importante tener en cuenta que hay algunas reglas que se deben seguir. Estas reglas buscan que no perdamos, ni hagamos perder tiempo a nuestros compañeros.

Hoy en día el correo electrónico (e-mail) es una herramienta obligada que ocupa bastante tiempo de nuestro día laboral. Para lograr un adecuado uso, les sugerimos seguir las siguientes reglas:

  • Sea conciso y directo en sus mensajes.
  • No escriba más de una pantalla (salvo casos realmente necesarios).
  • No envíe chistes o cadenas al correo de trabajo. Si lo hace, advierta sobre el contenido. No todo mundo gusta de ellas.
  • Los errores son fatales. Use el corrector de ortografía.
  • No escriba en mayúsculas. Es el equivalente escrito de gritar.
  • Al enviar un correo multitudinario use el Blind Carbon Copy (Bcc) para que cada usuario reciba el correo como personal.
  • No revele las direcciones de los demás.
  • No envíe archivos pesados que demoran en bajar.
  • En correos que van y vienen, siempre escriba arriba para que debajo queden los textos recibidos.
  • No olvide firmar los correos: Cada mail debe llevar su nombre completo, el del área al que pertenece y el de la Institución, el cargo que ocupa y sus teléfonos.

¿Tiene algún otro consejo? Nos gustaría conocerlos.

  • Víctor Manuel Moreno Pérez (Centro de Formación de Talento Humano En Salud): "Algo esencial y que a veces olvidamos es el ASUNTO. Considero que debe ser claro y concreto. Me parece que mensajes que carezcan de estos datos se ven vacios".
  • César Alexei Jiménez (CEAI) "Por que no se envia cada correo con un titulo, una referencia corta y un link que lo direccione al documento completo. De esta menara podemos dar mas enfasis a los correos que nos envian de manera especifica a cada uno y que se deben atender de manera prioritaria. Esto no es costoso y si que mejoraria nuestras comunicaciones sustancialmente".
  • Darío Rojas Franco (Centro Electricidad y Electrónica - Bogota) "i) No escribir en letra de color rojo, es el equivalente escrito a insultar. Y combinado con las mayúsculas es equivalente a regañar; ii) Siempre debe escribir un asunto con una frase corta y descriptiva del contenido del mensaje, ya que algunos correos los marcarían como correo no deseado; iii) Mas de diez destinatarios en Para o Con Copia, algunos correo lo marcarían como spam; iv) Use smileys para indicar el tono de voz. pero úselos con mesura; v) Utilice símbolos para enfatizar palabras o frases. Puedes utiliza el símbolo * para decir *esto es muy importante* o remarcarlos".
  • Bleidys Vargas Vidal (Monteria): "Enviar archivo adjunto, sólo cuando sea indispensable, si puede resumir la información y escribirla directamente, ahorrará tiempo al destinatario. Si es indispensable enviarlo adjunto, entonces comprimir el archivo"