Para el adecuado uso del correo electrónico es importante tener en cuenta que hay algunas reglas que se deben seguir. Estas reglas buscan que no perdamos, ni hagamos perder tiempo a nuestros compañeros.
Hoy en día el correo electrónico (e-mail) es una herramienta obligada que ocupa bastante tiempo de nuestro día laboral. Para lograr un adecuado uso, les sugerimos seguir las siguientes reglas:
- Sea conciso y directo en sus mensajes.
- No escriba más de una pantalla (salvo casos realmente necesarios).
- No envíe chistes o cadenas al correo de trabajo. Si lo hace, advierta sobre el contenido. No todo mundo gusta de ellas.
- Los errores son fatales. Use el corrector de ortografía.
- No escriba en mayúsculas. Es el equivalente escrito de gritar.
- Al enviar un correo multitudinario use el Blind Carbon Copy (Bcc) para que cada usuario reciba el correo como personal.
- No revele las direcciones de los demás.
- No envíe archivos pesados que demoran en bajar.
- En correos que van y vienen, siempre escriba arriba para que debajo queden los textos recibidos.
- No olvide firmar los correos: Cada mail debe llevar su nombre completo, el del área al que pertenece y el de la Institución, el cargo que ocupa y sus teléfonos.
¿Tiene algún otro consejo? Nos gustaría conocerlos.
- Víctor Manuel Moreno Pérez (Centro de Formación de Talento Humano En Salud): "Algo esencial y que a veces olvidamos es el ASUNTO. Considero que debe ser claro y concreto. Me parece que mensajes que carezcan de estos datos se ven vacios".
- César Alexei Jiménez (CEAI) "Por que no se envia cada correo con un titulo, una referencia corta y un link que lo direccione al documento completo. De esta menara podemos dar mas enfasis a los correos que nos envian de manera especifica a cada uno y que se deben atender de manera prioritaria. Esto no es costoso y si que mejoraria nuestras comunicaciones sustancialmente".
- Darío Rojas Franco (Centro Electricidad y Electrónica - Bogota) "i) No escribir en letra de color rojo, es el equivalente escrito a insultar. Y combinado con las mayúsculas es equivalente a regañar; ii) Siempre debe escribir un asunto con una frase corta y descriptiva del contenido del mensaje, ya que algunos correos los marcarían como correo no deseado; iii) Mas de diez destinatarios en Para o Con Copia, algunos correo lo marcarían como spam; iv) Use smileys para indicar el tono de voz. pero úselos con mesura; v) Utilice símbolos para enfatizar palabras o frases. Puedes utiliza el símbolo * para decir *esto es muy importante* o remarcarlos".
- Bleidys Vargas Vidal (Monteria): "Enviar archivo adjunto, sólo cuando sea indispensable, si puede resumir la información y escribirla directamente, ahorrará tiempo al destinatario. Si es indispensable enviarlo adjunto, entonces comprimir el archivo"
